Burn-out herkennen

Het gemiddelde aantal dagen werkstress gerelateerd verzuim, voornamelijk veroorzaakt door burn-out, duurde in 2019 dertig dagen. Volgens TNO kost Nederland dat jaarlijks 2,8 miljard euro. Allemaal kosten die voorkomen kunnen worden.

Wat is eigenlijk burn-out?

Een burn-out ontstaat geleidelijk en is een langzaam proces. Het kan veroorzaakt worden door een langdurige werkbelasting zonder kans om te ontspannen en voldoende uit te rusten. Dat leidt tot extreme vermoeidheid, controleverlies over emotionele en cognitieve processen, en mentaal afstand nemen tot het werk. Dat zijn de kernelementen van het burn-out syndroom. Deze kernsymptomen worden vergezeld door secundaire symptomen, zoals een depressieve stemming en door gedragsmatige en psychosomatische spanningsklachten. Dat leidt tot concentratieproblemen en slechtere prestaties op het werk totdat de persoon zich niet meer in staat voelt om het werk uit te voeren.

Wie loopt het risico op burn-out?

Burn-out is een werk gerelateerde aandoening die voorkomt bij werknemers die gedurende een langere periode productief en zonder problemen hebben gewerkt tot tevredenheid van zichzelf en van anderen. De veranderingen in een organisatiecultuur of -structuur, aanpassingen aan het takenpakket, indammen van verantwoordelijkheden en autonomie, kunnen er de oorzaak van zijn dat het werk niet meer aantrekkelijk is. Werkdruk neemt toe terwijl eigen waarden en doelen niet meer met die van de organisatie corresponderen. Aanvankelijk enthousiasme voor het werk neemt af en maakt gaandeweg plaats voor frustratie, cynisme en apathie.

Verder kunnen de problemen in de privésfeer tot overbelasting en verminderde energie zorgen. Als gevolg daarvan kan de persoon de werkdruk, die nooit problematisch was, niet meer aan. Daarnaast zijn sommige persoonlijke kenmerken een risico voor het ontstaan van een burn-out; zoals perfectionisme, altijd controle willen houden en angst om initiatieven te nemen of voor zichzelf op te komen.

De signalen van burn-out

De persoon kan zich slecht concentreren, is prikkelbaar, heeft een gespannen houding en is snel geëmotioneerd (boos, huilen). Het vertrouwen in eigen functioneren neemt af, de persoon maakt steeds vaker en steeds meer fouten en heeft er moeite mee om aan de taakeisen van zijn werk te voldoen. Om het achterstallige werk in te halen zal de persoon steeds vaker overwerken wat de situatie verergert.

Deze afname in prestaties van de werknemer leidt tot lagere productie en kwaliteit van het werk, wat invloed kan hebben op klanttevredenheid en daarmee de hoogte van de winst. En als hier niets aan gedaan wordt, komen hier nog de kosten van verzuim bovenop.

Wat kan een werkgever doen?

Het ontstaan van een burn-out is een langzaam proces en daardoor kan een werkgever actie ondernemen voordat het te laat is. Voorkomen is beter dan genezen en een werkgever kan enorm veel geld besparen en zelfs zijn winst verhogen als er aandacht geschonken wordt aan de werknemers nog voordat ze verzuimen.

Bij een krimpende markt moeten sommige bedrijven krimpen en dat betekent vaak een hogere werkdruk voor de overgebleven werknemers. Een toegenomen werkdruk leidt inderdaad tot verhoogde stress, maar dat hoeft niet tot problemen of verminderde prestaties te leiden mits de werknemer tegelijkertijd leert hoe hij met stress om kan gaan. Een slimme werkgever investeert in het psychologisch kapitaal van zijn werknemers en dat verhoogt uiteindelijk het financieel kapitaal van het bedrijf. Want als zijn cognitief vermogen intact blijft, is de werknemer in staat om te zoeken naar creatieve oplossingen om met de steeds hogere werkeisen om te gaan en dat betekent dat een werkgever inderdaad met minder mensen een klus kan klaren.

Wilt u weten hoeveel risico op een burn-out uw werknemers lopen en heeft u interesse in preventie van burn-out in uw organisatie dan kunt via BloemRaad Psychologen professionals inhuren die uw bedrijf op risico’s voor burn-out kunnen screenen en samen met u een plan ontwerpen voor herstel en preventie. Mail naar info@bloemraadpsychologen of bel 06-51723435

Bron:

Desart, S., Schaufeli, W.B., & De Witte, H. (2017, februari 20). Op zoek naar een nieuwe definitie van burn-out [Blog post]. https://kuleuvenblogt.be/2017/02/20/op-zoek-naar-een-nieuwe-definitie-van-burn-out.

Avey, J.B., & . Luthans, F. (2010) Impact of positive psychological capital on employee well-being over time. Journal of Occupational Health Psychology, 15, 17-28.

Dam, A. van, Keijsers, G.P.J., Eling, P.A.T.M., & Becker, E.S. (2014). Burn-out. De Psycholoog, 49 (7-8), 10-19.

https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2019/11/verzuimkosten-door-werkstress-lopen-op-tot-2-8-miljard/

Tijdmanagement

Uw tijdmanagement kunt u het beste indelen in een schema. Een tijdmanagementschema verdeelt uw activiteiten in vier kwadranten die aangeven in hoeverre uw activiteiten dringend en belangrijk zijn.
Om te bepalen of een werkzaamheid of een activiteit dringend en belangrijk is, stelt u zich de volgende twee vragen:

• Moet deze activiteit nu uitgevoerd worden of kan het tot morgen wachten?
  Als de activiteit niet kan wachten dan is het dringend.
• Moet ik deze activiteit uitvoeren of kan iemand anders dat ook doen?
  Kan de activiteit niet door iemand anders uitgevoerd worden dan is het belangrijk.

 

Kwadrant A: een taak is belangrijk en dringend
In kwadrant A bevinden zich activiteiten of taken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd en die u niet aan iemand anders kunt overlaten. Dringende taken zijn taken die meteen uw aandacht nodig hebben, ze hebben de hoogste prioriteit. Hier reageert u voornamelijk op wat u op dat moment tegenkomt of wat op u afkomt, of wat u ziet, voelt of ervaart (zogenaamde brandjes blussen). Als u dagelijks of regelmatig voornamelijk met de taken in dit kwadrant bezig bent dan maakt u een grotere kans op stress.

Kwadrant B: een taak is belangrijk, maar niet dringend
In kwadrant B horen activiteiten, werkzaamheden en taken die niet dringend maar wel voor u persoonlijk belangrijk zijn, als u te lang wacht met het uitvoeren ervan dan worden ze op den duur wel dringend.
Met uw takenlijst die bol staat van prioriteiten uit kwadrant A, is de neiging groot om de activiteiten in kwadrant B te negeren, omdat ze niet dringend zijn (dus ze lijken te kunnen wachten). Wilt u echter rust in kwadrant A brengen en uw kans op stress verminderen, dan doet u er goed aan om uw aandacht te vestigen op de taken uit kwadrant B.
Succesvolle mensen houden zich voornamelijk bezig met de activiteiten uit kwadrant B.

Kwadrant C: een taak is niet belangrijk, wel dringend
In kwadrant C bevinden zich werkzaamheden die dringend zijn, maar voor u persoonlijk niet belangrijk. Dat zijn meestal problemen die een ander kan oplossen of activiteiten die een ander kan uitvoeren. De activiteiten in kwadrant C kunt u dus delegeren.

Kwadrant D: een taak is niet belangrijk en ook niet dringend
In kwadrant D zitten activiteiten die niet belangrijk en ook niet dringend zijn. Ze zijn een tijdvulling of misschien zelfs tijdverspilling. Ze vergroten alleen uw tijdsdruk, omdat u de tijd die u aan deze activiteiten kwijt bent niet kunt gebruiken om activiteiten in kwadrant A of B uit te voeren.

Nog een aantal tips om tijdsdruk te voorkomen:

• Zorg ervoor dat u per dag minimaal 2,5 uur achter elkaar ongestoord kunt werken (geen bezoek, telefoon of mail). Bij een storing duurt het 10 minuten voordat u uw concentratie weer terug hebt.
• Check uw e-mail niet constant, maar reserveer daarvoor twee vaste tijdstippen per dag.
• Doe moeilijke taken wanneer u de meeste energie hebt.
• Doe taken waar weinig concentratie voor nodig is op momenten dat uw aandacht verslapt.
• Stel onprettige taken niet uit, dat blokkeert uw creativiteit en productiviteit.
• Plan uw tijd niet te krap. Maak een reële schatting van de tijd die u voor een klus nodig hebt en tel daarbij 15 procent op. Laat vervolgens minimaal 15 minuten tussen de laatste en de volgende klus. Hebt u een secretaresse? Stem de agenda samen af en instrueer hoe u die gepland wilt hebben.
• Zet alle taken die minimaal 30 minuten duren niet op uw takenlijst, maar noteer ze in uw agenda.
• Neem momenten van ontspanning in uw agenda op.
• Doe altijd één ding tegelijk, want liever één ding helemaal af dan twee voor de helft.